Ingaande: 17 april 2019

Privacy is een grondrecht, hier zijn wij bewust van. Om deze reden proberen wij je zo duidelijk mogelijk te vertellen hoe wij omgaan met de data die wij over jou verzamelen.

Persoonsgegevens die wij verzamelen

AppOne, het bedrijf achter FileOfficer, verzamelt gegevens om aan diverse wetten (zoals de Belastingwet) te kunnen voldoen. Daarnaast gebruiken wij deze gegevens voor onze dienstverlening en het kunnen toesturen van (urgente) informatie over je account en zendingen. Je geeft de meeste gegevens direct aan ons door via het aanmaken van je account of het aanvragen van een abonnement. Een ander deel van de gegevens krijgen wij door vast te leggen hoe je omgaat met onze kanalen en producten/services, bijvoorbeeld door het gebruik van cookies.

Daarnaast ontvangen wij ook gegevens van derden partijen. Deze gegevens staan veelal bij deze partijen waardoor zij zorg dragen voor de beveiliging hiervan (dit wordt later in dit statement verder besproken). FileOfficer heeft inzage in deze gegevens en kan deze koppelen aan personen.

Je kiest altijd zelf of je ons jouw gegevens toevertrouwd. Je bent niet verplicht om gevraagde informatie in te vullen, maar als je hiervoor kiest kan het zijn dat services niet werken of wij je geen diensten kunnen leveren.

Een overzicht van gegevens die wijzelf verzamelen:

  • – Naam en contactgegevens: Dit is je voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens en ander soortgelijke contactgegevens.
  • – Demografische gegevens: Dit zijn bijvoorbeeld je land en voorkeurstaal.

En deze gegevens krijgen wij van derden partijen:

  • – Betalingsgegevens: Bij een betaling ontvangen wij het rekeningnummer (IBAN), creditcardnummer, naam van de rekeninghouder en betalingsmoment.
  • – Gegevens met betrekking tot gebruik: Bij het gebruik van onze website (en andere diensten) meten wij diverse onderdelen zoals aantal bezoeken, bezochte pagina’s en herkomst.

Hoe wij persoonsgegevens gebruiken

Wij gebruiken de gegevens die we verzamelen enkel en alleen voor het verlenen van onze service. We kunnen de gegevens ook gebruiken om contact met je op te zoeken, bijvoorbeeld om je mening te vragen over onze service, het versturen van documenten per post, of om je een aanbieding te doen.

Om het jou zo gemakkelijk mogelijk te maken kunnen wij ook gegevens combineren. Zo krijg je als voorbeeld alleen (belangrijke) mailings die voor jou van toepassing zijn omdat bijvoorbeeld een zending is geblokkeerd uit veiligheidsredenen.

We gebruiken gegevens om de service die wij aanbieden, te kunnen leveren en verbeteren. Dit omvat het werken met de producten, het onderhouden en verbeteren van de prestaties van de producten, het ontwikkelen van nieuwe functies, het uitvoeren van onderzoek en het bieden van klantondersteuning. Een paar voorbeelden:

  • – Leveren van producten/diensten: Wij gebruiken je contact- & adresgegevens om de gemaakte of bestelde diensten en producten te kunnen afleveren.
  • – Klantondersteuning: We gebruiken gegevens die jij aanlevert bij bijvoorbeeld een bug report om het probleem zo snel mogelijk te vinden en op te lossen.
  • – Productverbetering: We gebruiken gegevens om onze producten en diensten voortdurend te verbeteren, bijvoorbeeld door nieuwe functies of mogelijkheden toe te voegen. Wanneer dit grote impact heeft zullen wij je dit per mailing laten weten. Om te zien welke functies er missen kan er data worden gebruikt die is vergaat door jouw gebruik.
  • – Communicatie: We gebruiken gegevens die we verzamelen om met je te communiceren en om onze communicatie met jou zo persoonlijk mogelijk te maken. Zo kunnen we contact met je opnemen per telefoon, via e-mail of op een andere manier om je te informeren wanneer een abonnement afloopt, er iets is met je zending of een downtime aan onze systemen te melden.

Redenen waarom wij persoonsgegevens delen

Laten we eerst duidelijk maken dat wij je gegevens NIET verkopen aan derden. Daarnaast zullen wij nooit meer data delen dan wij nodig achten voor een bepaalde functie. Daarnaast kunnen wij data delen wanneer daar een wettige grondslag voor is. Hierbij kun je denken aan verzoeken van Justitie, Politie en andere overheidsinstanties. Wij zullen echter pas data delen als hier een goede reden voor is, of dit ons wordt opgelegd door een bevoegde rechter.

Toegang tot je eigen persoonsgegevens en deze beheren

Als klant/gebruiker kun je via de applicatie van FileOfficer veel gegevens die wij hebben over jou hebben inzien. Deze gegevens zijn over het algemeen zelf door jou te wijzigen in hetzelfde portaal. Mocht je van mening zijn dat wij bepaalde informatie van jou wel hebben maar niet laten zien of wanneer je informatie wilt aanpassen of verwijderen, dan kun je dit per E-mail aan ons laten weten. Stuur een E-mail naar legal(at)appone.nl en vermeld hierbij welke gegevens je wilt aanpassen. Het kan voorkomen dat we, gezien de gevoeligheid van de data, een wijziging of verwijdering niet kunnen accepteren per E-mail. Wanneer dit het geval is zullen wij je dit laten weten en dien je het verzoek per post in te dienen. Stuur je verzoek, inclusief fotokopie van je identiteitsbewijs (maak je BSN onherkenbaar!), naar:

AppOne / FileOfficer
T.a.v. Administratie/AVG
Hogehilweg 7A
1101CA AMSTERDAM

Wij proberen verzoeken binnen 5 werkdagen te verwerken, maar dit kan ook uitlopen door omstandigheden. Wanneer dit het geval is zullen we je dit laten weten.

Het gebruik van Google Drive en Dropbox

Om gebruik te maken van Google Drive of Dropbox binnen FileOfficer hebben wij toegang nodig tot je account. Dit doen wij via OAuth, een veelgebruikte manier voor het geven van toegang tot je account binnen een bepaalde service. Wij vragen zo min mogelijk toegang tot je account, dit houdt in dat wij niet meer kunnen dan waarvoor wij toestemming vragen. Wanneer je toestemming hebt gegeven kun je, via FileOfficer, bestanden importeren. Wij slaan hiermee de naam van het bestand, de grootte en het bestand zelf op zodat dit gebruikt kan worden in onze dienst. Wij slaan geen persoonsgegevens uit je account op. Geen namen, wachtwoorden, adressen of betaalgegevens; dit hoeven en willen wij niet weten.

Cookies en soortgelijke technologieën

FileOfficer maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Hiermee verzamelen wij gegevens over je bezoek aan onze website en overige diensten/services. Daarnaast maakt dit het mogelijk om persoonlijke instellingen op te slaan zodat deze gebruikt kunnen worden tijdens je (volgende) bezoek.

Jouw Europese privacy-rechten

Als bedrijf opererend in de Europese Economische Ruimte (EER) hebben wij ons te houden aan de Europese (en dus Nederlandse) regelgeving op het gebied van privacy (Algemene Verordening Gegevensbescherming, (EU) 2016/679). Op grond hiervan heb je de volgende rechten:

  • – Als de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op grond van jouw toestemming, dan heb je het recht om jouw toestemming op elk gewenst moment in te trekken voor toekomstige verwerking.
  • – Je hebt het recht om aan ons, een gegevensverwerker zoals omschreven in de wet, toegang tot en het aanpassen van jouw persoonlijke gegevens te vragen.
  • – Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonlijke gegevens.
  • – Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Beveiliging van je persoonsgegevens

Wij doen er alles aan om jouw gegevens veilig om te slaan en onbereikbaar te maken voor onbevoegden. Dit verwachten wij ook van partijen waarmee wij samenwerken of gebruik van maken. Gegevens die wij zelf opslaan versleutelen wij zo veel mogelijk zodat wanneer er een lek ontstaan, de kwaadwillende niets aan deze info heeft.

Hoelang wij jouw gegevens bewaren

AppOne bewaart jouw gegevens zo lang als nodig is om te kunnen voldoen aan geldende wetgeving. Dit houdt in dat je gegevens hoe dan ook bij ons opgeslagen blijven zolang er een overeenkomst loopt tussen jou en AppOne. Wanneer een overeenkomst is beëindigd of gegevens zijn verstrekt zonder op koop over te gaan, dan zullen wij de gegevens gedurende vijf (5) jaren bewaren voor onze wettelijke verplichtingen en het oplossen van geschillen. Na dit termijn zullen wij overgaan op verwijderen van gegevens.

Wijzigingen aan dit statement

Wij passen dit statement aan wanneer wij dit nodig achten of wanneer hier feedback op gegevens wordt. De wijzigingsdatum wordt bovenaan deze pagina weergegeven met daarbij een link naar een pagina met de gemaakte wijzigingen.

Vragen, suggesties, onduidelijkheden… Kortom; contact opnemen

Wanneer je contact met ons wilt opnemen betreffende dit statement, kan kun je je E-mail richten aan: legal(at)appone.nl, of gebruik de support pagina.